Ben jij al toe aan DAM?

Worstelt jouw team met een steeds groeiende hoeveelheid video’s? Heb je geen idee hoe vaak video’s worden bekeken en hoe lang? Klagen medewerkers dat ze afbeeldingen niet kunnen vinden? Dan ben je waarschijnlijk toe aan DAM.

DAM staat voor digital asset management. DAM is het systematisch plannen, ontwikkelen, beheren, distribueren, evalueren en behouden van alle (digitale) assets in een organisatie. Assets zijn video, afbeeldingen, audio-opnames, gedigitaliseerde documenten. Assets zijn een vorm van ongestructureerde informatie.

digital asset management

Organisaties als Philips en IKEA beheren hun assets al jaren op een efficiënte manier, maar veel anderen staan nog aan het begin of zijn er nog helemaal niet meer bezig. Jarrod Gingras van Real Story Group ziet de worsteling: ” “I regularly hear marketers and IT people say: ‘I just need something that’s better than Dropbox or Box to manage our assets.’

Nu is een geavanceerdere Dropbox of Box natuurlijk geen echte oplossing voor hun probleem. Maar wat is dan het probleem waarmee zij worstelen? Jarrod maakte een interessant lijstje van DAM-problemen.

DAM-pijnen waar organisaties last van hebben

Het is verstandig om een DAM-systeem te overwegen als je last hebt van deze problemen.

  • Het is lastig om een afbeelding, video of een ander ‘multimedia’-bestand te vinden dat iemand nu (!) nodig heeft.
  • Het productie- en publicatieproces van je assets verloopt niet bepaald vlekkeloos en dat slurpt teveel tijd van je mensen op.
  • Assets worden in teveel verschillende silo’s bewaard of in systemen die niet met elkaar verbonden zijn.
  • Er is te weinig opslagcapaciteit beschikbaar voor met name high-definition (HD) video.
  • Assets zijn in ‘tijdelijke’ en informele systemen opgeslagen, waardoor het onmogelijk is om ze organisatiebreed te beheren.
  • Het is lastig of zelfs onmogelijk om assets te delen tussen verschillende projecten, campagnes, divisies en kanalen.
  • Je hebt een flinke verzameling afbeeldingen, maar het lukt je niet om die ene afbeelding te vinden met die oranje achtergrond.
  • De levenscyclus van samenwerking, beoordeling en goedkeuring verloopt traag, inefficiënt en handmatig. Assets zijn vaak in een formaat opgeslagen dat niet iedereen kan openen, vooral externe partijen en professionals buiten de eigen afdeling hebben daar last van.
  • Er wordt aan de lopende band opnieuw content, artwork, layouts, slides, presentaties en assets gecreëerd terwijl dit al elders in de organisatie bestaat.
  • Je kunt niet snel reageren op asset-verzoeken van partners, uitgevers, klanten en dat is schadelijk voor je organisatie.
  • Je manager wil geld verdienen aan de assets, maar dat lukt maar niet.
  • Het bijhouden van ”works in progress’ en definitieve versies is lastig, waardoor niemand zeker is dat er met de laatste – goedgekeurde – versie wordt gewerkt.
  • Je hebt verschillende bewerkingen van een asset nodig, maar je hebt niet de tijd om dat handmatig te doen.
  • Er is geen verbinding tussen het originele asset en alle afgeleide varianten, waardoor essentiële wijzigingen niet worden doorgevoerd.
  • Je weet niet waar assets zijn gebruikt, door wie en hoe vaak.
  • Er is veel verwarring over het de gebruiksrechten van assets omdat dit soort informatie handmatig wordt bijgehouden. Het is wachten op het eerste juridische conflict.
  • Je marketingboodschap wordt niet consistent gepresenteerd over alle groepen, organisaties, campagnes, kanalen en doelmarkten.
  • Je logo wordt verkeerd en inconsistent toegepast en dat schaadt je merk.
  • De stapel facturen van koeriers groeit explosief dankzij al die DVD’s en andere opslagmedia met assets die ‘met spoed’ moeten worden verzonden.
  • Je wilt dat je social media, web-, mobiele en e-mailmarketingkanalen allemaal met dezelfde set aan assets werken voor een gecombineerde campagne. Maar dat lukt niet.
  • Daar heb je het al! Een team kreeg een juridische claim voor het overtreden van een licentierecht op een foto waarvan niemand wist dat er überhaupt licentierechten op rustten. Dat is namelijk niet te zien aan de foto, want de metadata ontbreekt en dit wordt verder ook niet bijgehouden.

Is dit rijtje herkenbaar voor jou? Ga dan eens serieus aan de slag met DAM en oriënteer je op de diverse DAM-systemen die er zijn in de wereld.

DAM-systemen te kust en te keur

Er zijn in de jaren veel DAM-systemen bij gekomen. De meeste van die systemen hebben ook een ontwikkeling doorgemaakt, van ‘beeldbank’ naar een volwaardig managementsysteem dat een groot deel van de levenscyclus faciliteert.

Een goed overzicht van DAM-systemen vind je op de website van Real Story Group. Dit onafhankelijk analistenbureau richt al jaren zijn vizier op deze EIM-discipline. Voor wie goed inzicht te krijgen in de ins en outs van DAM-systemen is een investering in hun Digital Asset Management Report meer dan waard.

Hulpmiddel om een DAM-systeem selecteren

Real Story Group heeft zelfs een online Shortlist Generator die op basis van scenario’s een lijst van requirements en een short list van mogelijk DAM-systemen genereert.

Ga aan de slag met DAM. Of ga je minstens oriënteren

In mijn vorige artikel Video, de rijzende ster van content pleitte ik voor meer toepassing van video. Wie het beheren van video en andere assets serieus wil aanpakken, kan beter ook direct aan de slag gaan met digital asset management of zich in elk geval oriënteren op deze discipline voordat het uit de hand begint te lopen.

Zoals ‘wij’ in de jaren ’90 websites maakten in HTML en CMS’en uitvonden om dat te beheren, zo zijn we nu bezig met assets en lopen we tegen vergelijkbare beheerproblemen aan. Laat zien dat je iets hebt geleerd van die ervaring uit het vorige millennium, beste informatie- en contentprofessionals!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *