Maak je intranet succesvol door deze 12 processen te ondersteunen

Een intranet of digitale werkomgeving (DWO) medewerkers moet medewerkers helpen om goed hun werk te doen. Een optimaal intranet helpt medewerkers om taken te voltooien, het maakt het werk efficiënter en het biedt de juiste informatie die past bij de specifieke taak en rol van de medewerker.

Wanneer medewerkers meer efficiënt en effectief werken is dat natuurlijk beter voor de organisatie. De productiviteit neemt toe, het werk gaat sneller, kosten nemen af, er is minder kans op fouten en de dienstverlening verbetert sterk. Met andere woorden: Een goed intranet levert een ‘win-win-win’ situatie op voor organisaties, medewerkers én managers. Wie kan hier tegen zijn?

Intranet als interne dienstverlener

Het probleem is niet dat iemand tegen een waardevol intranet is, maar meer dat het intranet nog te weinig wordt gezien als een interne dienstverlener die de organisatieprocessen ondersteunt. Het is nog te vaak het uithangbord van corporate nieuws en de diverse afdelingen in een organisatie.

Daarom was ik blij verrast toen ik op de white paper 12 Key Business Processes to Unlock Intranet Value stuitte. In dit document beschrijven de mensen van Elcom de belangrijkste organisatieprocessen en gerelateerde taken waarmee een intranet medewerkers zou kunnen helpen.

Hoe een intranet kan helpen

Een intranet of DWO verbetert en ondersteunt organisatieprocessen op diverse manieren:

  • het geeft snel en eenvoudig toegang to de relevant informatie die medewerkers nodig hebben om hun taken naar beste kunnen uit te voeren,
  • het biedt een centrale toegang tot informatie die anders over heel veel systemen en kanalen verspreid beschikbaar was,
  • het legt verbindingen en ondersteunt conversaties tussen mensen zodat de werkprocessen beter verlopen,
  • het ondersteunt en stroomlijnt processen met specifieke invulschermen en werkstromen,
  • het biedt ‘self-service’ voor medewerkers die daardoor minder afhankelijk zijn van specialisten en andere afdelingen,
  • het haalt de inefficiëntie uit de organisatie door de hoeveelheden e-mail (met bijlagen!), netwerkschijven barstensvol documenten en zelfs papier flink te reduceren.

De 12 belangrijkste processen van elk intranet

Je kunt het intranet of de DWO echt inzetten om de organisatie te helpen met in elk geval deze 12 processen. Er zijn er natuurlijk meer, maar dit is een mooi rijtje om mee te starten.

  1. Mensen verbinden.
  2. Toegang bieden tot ‘corporate’ formulieren, sjablonen en documenten.
  3. Creëren, publiceren en toegang bieden tot informtie.
  4. Evenementen (zoals vergaderingen) organiseren en beheren.
  5. Projecten beheren.
  6. Vervangen van papieren formulieren en e-mail met datagedreven werkstromen.
  7. Kennisdeling en trainingen faciliteren.
  8. HR-processen beheren.
  9. Nieuwe medewerkers begeleiden.
  10. IT-middelen en -applicaties beheren.
  11. Dienstverlening aan de klant bieden.
  12. Continue verbetering ondersteunen.

Dit is een mooi lijstje. Ik zou zeggen pak er 5, werk deze uit in een strategie en ga aan de slag. Pak daarna weer 5 (sub)processen totdat je op het punt van de continue verbetering bent en je toe bent aan de ondersteuning van de digitale transformatie van je organisatie.

Meer uitleg bij elk proces

De white paper 12 Key Business Processes to Unlock Intranet Value geeft bij elk proces een verder uitleg en diverse praktische voorbeelden. Je zou dit als blauwdruk en ‘praatplaat’ kunnen gebruiken voor je intranetteam of digitale transformatieteam.

De auteurs zijn ook van plan om regelmatig meer te vertellen over het implementeren van deze 12 processen op je intranet of DWO. In hun eerste artikel richten ze zich op de processen 1. Mensen verbinden en 2. Centrale toegang bieden.

Let op! Proces vóór de tool

Trap nou niet in de valkuil door te denken dat de implementatie van een nieuw CMS, een set ‘coole’ social tools, een workflowsysteem of een ‘out of the box’ online HR-tool van je intranet een succes zal maken. “A tool with a fool is still a fool!”

Voordat je met een tool aan de slag kunt, moet je die processen wel goed in kaart brengen en waar nodig optimaliseren. Dat is niet heel ingewikkeld, maar als je wat hulp daarbij kunt gebruiken is de training BPM voor informatieprofessionals misschien iets voor jou.


BPM SpecialistTraining Procesmanagement voor informatieprofessionals

In mei geeft Erik Hartman een 4-daagse BPM-training voor informatieprofessionals.

Je krijgt hier alle instrumenten, methodieken en best practices in handen om je intranet of DWO op een optimale manier je organisatieprocessen te laten ondersteunen.

Schrijf vandaag nog in!