Zes tips voor de selectie van de juiste intranetoplossing

Het kiezen voor een systeem om het intranet of de digitale werkomgeving te beheren is geen sinecure. Veel organisaties worstelen met de keuze voor de juiste oplossing.

Om het selectieproces een handje te helpen, vroeg CMS Wire enkele experts wat de gouden tips zijn bij de keuze voor een platform voor je intranet of digitale werkomgeving (DWO).

Een digitale werkomgeving biedt een toegang tot alle informatie, mensen en tools die medewerkers nodig hebben om hun werk te doen. Het is dus vanzelfsprekend dat de eerste drie gouden tips over informatie, mensen en tools gaan.

Tip 1. Leg de nadruk op de content (of nog beter: informatie)

Veel intranetten zijn een vuilnisbak van allerlei halfbakken informatie die niet relevant, verouderd en dubbel is. Dat komt omdat – hoe gek het ook klinkt – de (enterprise) informatie in de regel veel te weinig aandacht krijgt.

Wie een succesvolle digitale werkomgeving wil, moet serieus aandacht besteden aan de informatie die wordt aangeboden. Die informatie moet makkelijk kunnen worden beheerd en verbeterd. De informatie moet ook relevant zijn en pro-actief kunnen worden gepresenteerd. En bovendien eenvoudig kunnen worden gedeeld onder collega’s.

Een goede intranettool beheert de informatie in de gehele levenscyclus van informatie. Dat gaat dus verder dan alleen het publiceren van content.

Tip 2. Schenk aandacht aan het belang van beloning en erkenning (voor de mensen)

Een digitale werkomgeving is een omgeving voor en door mensen. Als je wilt dat mensen gebruik maken van je omgeving dan moet je de mensen en hun belangen centraal stellen. En wat willen mensen? Mensen willen erkenning voor wat zij doen!

Brad Palmer, CEO van Jostle:  “A simple ‘thank you’ is an incredibly powerful gesture. Every time you thank someone, you’re showing them that they’re appreciated. The bonus is that you’re encouraging good behavior and publicly reinforcing your company values.”

Tip 3. Erken het belang van integratie (van tools)

De kunst van een succesvolle digitale werkomgeving is ook dat medewerkers een ‘seamless’ (naadloze) ervaring hebben in het gebruik van de tools. Dus zonder dat zij van tool naar tool moeten klikken die steeds op een andere manier werken en er ook anders uitzien.

Mick Hicks, VP Igloo Software verwoordt het zo: “Integrate personal productivity apps and enterprise systems into a central destination that meets the needs of individual employees, teams and line of business owners, as well as the executive team.”

Tip 4. Streef naar een duurzame architectuur

Een van de belangrijkste redenen voor het mislukken van een intranetproject is de zwakke architectuur en een onduidelijke governance. Dit werkt namelijk informatie-overload in de hand, omdat men ongebreideld content kan blijven aanmaken en plaatsen. Informatie raakt ook zoek zonder de juiste metadata.

Een optimale informatie-architectuur zorgt ervoor dat informatie beheersbaar blijft en dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon terecht komt. Met een goede informatiegovernance is het voor iedereen duidelijk wat de bedoeling is, wie eigenaar is van de informatie en hoe de tools kunnen helpen.

Tip 5. Vermijd de ‘coole features’ valkuil

Het is misschien verleidelijk om alle mogelijkheden van een tool in te zetten, maar dit maakt een intranet alleen maar nóg onoverzichtelijker. Kijk eerst of de functionaliteit een doel dient, probeer het dan uit en meet of het succesvol is. Wat niet werkt, moet worden aangepast of kan weg.

Ik hoor te vaak: “Ja, dat hebben we geprobeerd met tool X. Maar het werkt niet.” Dan zeg ik: had je de inzet van die tool gebaseerd op een informatiestrategie of heb je zomaar wat in de lucht geslingerd omdat het zo ‘cool’ leek?”

Tip 6. Vergeet het zoeken niet!

Deze laatste tip stond in mijn ogen wat te veel in tip 3 verborgen, dus ik maak er een zesde tip van. In zowat elk intranetproject wordt niet of nauwelijks aandacht besteed aan zoeken. Terwijl een van de drie grootste klachten van iedere intranetgebruiker is dat het zoeken keer op keer faalt.

Besteed heel serieus aandacht aan zoeken door zoekscenario’s op te stellen, speciale requirement te definiëren voor zoeken en ook na te denken hoe informatie, mensen en tools met één zoekregel kunnen worden doorzocht, in plaats van een set aan zoekmogelijkheden per informatiebron of toepassing. Want daar wordt niemand vrolijk van.

Analyseer ook hoe mensen zoeken en wat ze vinden. En optimaliseer het zoekresultaat en de informatie op basis van je bevindingen. Zoeken is te belangrijk om  bij weg te lopen zodra de zoekmachine is geïnstalleerd.

Lees het CMS Wire artikel 5 Tips for Selecting the Right Intranet Solution For Your Organization van Kaya Ismail