Wat is een CMS?

Een content management systeem (CMS) automatiseert het proces van informatiemanagement.

CMS’en beheren meestal de ongestructureerde informatie (content en assets als video, afbeeldingen en pdf-documenten). Een CMS beheert in de regel ook de templates die zorgen voor de presentatie van de informatie. Er zijn echter ‘headless’ CMS’en die dit juist niet doen.

In Nederland zijn er tientallen CMS’en in de markt, van redelijk eenvoudige systemen als WordPress en Joomla! tot enkele middelgrote systemen als Kentico en Drupal tot de grotere enterprise systemen als Adobe CQ en Hippo. Een voorbeeld van een ‘headless’ systeem is Contentful.

Een CMS helpt in de EIM levenscyclus

EIM levenscyclusEen CMS ondersteunt informatieprofessionals in de gehele levenscyclus van informatie: van creatie in de ontwikkelfase tot en met vernietiging in de behoudfase.

Voor de ontwikkelfase biedt het CMS een editor-omgeving, in de beheerfase wordt een werkstroom ondersteund.

In de distribueerfase helpt het CMS met het assembleren, personaliseren en publiceren van informatie.

Steeds meer CMS’en helpen ook bij het evalueren van zowel het informatieproces als de waarde van de gepubliceerde informatie.

Een goed ingericht CMS helpt ook bij het archiveren (bewaren en vernietigen) van informatie.

Een CMS ondersteunt de informatie-architectuur

Bij de meer geavanceerde CMS’en zijn inhoud, vormgeving, context en structuur strict van elkaar gescheiden. Zij ondersteunen met andere woorden een optimale informatie-architectuur.

Dimensies van informatie-architectuurInhoud • Met behulp van een editor in het CMS kan informatie (content) worden aangemaakt en beheerd.

Vormgeving • De lay-out is voor een groot deel vastgelegd in sjablonen (templates). Het CMS zorgt ervoor dat informatie in de juiste vormgeving wordt gepubliceerd.

Context • Een CMS helpt de content te verrijken met extra informatie (metadata) om het beter vindbaar en herbruikbaar te maken.

Structuur Een CMS dat rekening houdt met de structuur van informatie kan helpen om informatie-elementen daar te plaatsen waar het relevant en passend is.

De selectie van het juiste CMS

Er gaat nogal eens wat mis bij de selectie van een CMS. Dit leidt tot ontevredenheid bij de gebruikers, extra kosten en het mislukken van de digitale ambitie van een organisatie.

Als je een selectie goed aanpakt, kun je deze problemen voorkomen. Door niet de techniek maar de business requirements en de wensen van de gebruikers voorop te stellen. En door die gebruikers en andere belanghebbenden een actieve rol te geven in het selectieproces.

Stappen van een selectieproces

CMS-selectieDe CMS-selectieposter laat zien uit welke stappen een CMS-selectiebestaat. Dit is een handig instrument om bij de hand te houden in een selectieproject.

De eerste stap is de analyse waarin de requirements worden vastgesteld. De volgende stap is dan de marktverkenning. De partijen uit de short list krijgen een informatie-aanvraag. De antwoorden van die partijen worden vervolgens gewogen.

De partijen met de beste beantwoording worden uitgenodigd voor een demonstratie en daarna een proeftuin.

Daarna volgt een offerte-aanvraag aan partijen die de proeftuin glansrijk hebben doorstaan. De offertes worden gewogen en daaruit volgt een winnaar.

De projectgroep schrijft een advies aan de opdrachtgever waarin het selectietraject wordt beschreven en de winnaar voorgesteld.

Download de CMS-selectieposter

Op FrankWatching schreef Erik Hartman een artikel dat uitlegt hoe je een CMS-selectie uitvoert.

TIMAF CMS-advies

TIMAF, dé specialist in informatiemanagement, is een onafhankelijk adviesbureau met ruime ervaring in CMS-selecties. Wij gebruiken onze CMS-selectiemethodiek in trainingen en adviezen.

TIMAF heeft niet alleen ervaring met de selectie van web content management systemen (WCMS), maar ook met systemen voor document management (DMS), records management (RMA), collaboration, search, analytics, portals, business intelligence (BI), enterprise content management (ECM), digital workplace, customer relationship management (CRM), enterprise resource planning (ERP), business process management (BPM), product informatiemanagement (PIM) content component management (CMM), digital asset management (DAM) en marketing automation.

Vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan of bel +31 (0)30 877 3560.

TIMAF Training Toolselectie

ToolselectieOm de digitale ambities van de organisatie te realiseren is optimale tooling een vereiste. De kunst is om de juiste tooling te vinden en die op een goede manier in te zetten voor de organisatie én de gebruikers.

De Specialist-training Toolselectie laat zien hoe je stap voor stap toewerkt naar een gefundeerde toolkeuze. De cursist krijgt praktische instrumenten en methodieken om de behoeften van de organisatie en de gebruikers te analyseren en om vervolgens de juiste tooling te kiezen.

vanaf € 695,- online en vanaf € 595,- p.p. in-company | meer informatie

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *