Tooladvies aan IT-leveranciers – deel 2: Maak iets bijzonders van je productdemonstratie

IT is een betrekkelijk jong vakgebied dat na zo’n zeven decennia een enorme invloed heeft gekregen op ons dagelijkse leven. Organisaties gebruiken allerlei tools om hun doel te bereiken. Die tools worden regelmatig vervangen of nieuw geïntroduceerd omdat er nieuwe eisen worden gesteld. Maar in de keuze voor tools gaat er vaak van alles mis.

In de twee decennia dat ik toolselecties begeleid heb ik heel wat grote en kleine blunders meegemaakt die leveranciers hadden kunnen vermijden. Die blunders leiden tot een vroegtijdige afwijzing van een op zich prima tool of nog erger: tot een rampzalige implementatie. Daarom deel ik graag mijn ervaringen met leveranciers én hun opdrachtgevers in de reeks ‘Tooladvies aan IT-leveranciers’.

In deel 1 van deze reeks schreef ik over de basis in de vorm van drie hoofdvraag waar je als leverancier antwoord op moet krijgen. Wat is de strategie waarvoor men de tooling wil inzetten? Wat voor soort informatie wil men met de tooling beheren? Heeft de organisatie haar zaken voldoende op orde om de tool optimaal in te zetten?

Dit tweede deel gaat in op de beantwoording van de aanvraag en op de productdemonstratie. Want hier kan van alles misgaan en dat is helemaal niet nodig. Dus hier een lijstje van 20 ‘tooltips’ om je voordeel mee te halen.

Geef een antwoord dat je zelf zou willen krijgen

3 Informatieaanvraag

Je hebt een aanvraag van een potentiële klant ontvangen of je hebt de aanbestedingsdocumenten gedownload van een aanbestedingswebsite. Dus je kunt aan de slag. Maar niet zonder rekening houden met deze tips.

Tip 1 – Begin op tijd. Wacht niet tot een dag voor de deadline. Dat leidt vaak tot gehaast knip- en plakwerk en opdrachtgevers zien dat. Vaak zie ik de naam van de vorige klant in de antwoorden. Of de antwoorden zijn zeer summier en een-op-een van een folder of webpagina overgeschreven. Dat leidt tot lage of negatieve beoordelingen.

Dus lees de aanvraag zorgvuldig door, bepaal welke collega’s kunnen meeschrijven aan de antwoorden en zorg dat je minstens een week voor de deadline klaar bent zodat iemand alles nog eens goed kan lezen en inhoudelijk en tekstueel (!) kan redigeren.

Tip 2 – Maak gebruik van de vragenronde. Het is vrijwel onmogelijk dat je alle details en nuances van de vraagstelling begrijpt. Informatiemanagement is complexe materie en er zijn veel verschillende interpretaties van begrippen en functionaliteiten.

Dus stel vragen over de inhoud van de aanvraag. Daarmee krijg je de context achter de aanvraag boven tafel én je laat zien dat je echt geïnteresseerd bent en de aanvraag goed bestudeerd hebt.

Tip 3 – “Ja” is geen antwoord. Ook als opdrachtgevers een Excel-lijst overhandigen met een lijst van eisen en wensen, kun je niet volstaan met een “Ja” of “Nee” of “Dat is mogelijk met de tool”.

Dus geef altijd een toelichting bij elk antwoord. Leg uit HOE de tool voldoet aan de eis. Of leg uit waarom de tool niet aan de eis voldoet, maar wat een alternatieve oplossing is.

Tip 4. – Laat zien wat je aanbiedt. Een beeld zegt meer dan 1000 woorden. En zien is geloven. Je moet je voorstellen dat projectteams van de opdrachtgever al die pagina’s tekst van alle aanbiedende partijen moeten doorspitten. Een plaatje is vaak veel sneller te begrijpen of biedt een welkome aanvulling op de tekst. En je onderscheidt je ermee van andere partijen.

Dus laat met schermafbeeldingen zien HOE de tool een bepaalde functionaliteit biedt. Leg kort uit wat de lezer ziet en verwijs naar een online video of andere visuele informatie.

Tip 5. Respecteer de aanwijzingen van de opdrachtgever. Ik blijf me erover verbazen dat sommige aanbiedende partijen zich niet houden aan de instructies van de opdrachtgever wat betreft maximaal aantal pagina’s, volgorde van de beantwoording of zelfs diverse eisen onbeantwoord laten. Je geeft daarmee duidelijk aan dat je al in e pre-sales niet bereid bent om te luisteren naar de klant. Daarmee sta je direct met 0-1 achter.

Dus controleer goed of je de instructies van de klant goed hebt begrepen en opgevolgd. Wie tip 1 respecteert, heeft een hele week de tijd om de beantwoording daar op te controleren en te corrigeren.

Tip 6. Geef een antwoord dat je zelf zou willen krijgen als je iets aanschaft waar je zelf geen leverancier van bent. Laten we als voorbeeld een ruimteraket nemen. Ken je het gezegde: “Het is geen rocket science?” Nou, voor veel klanten is de aanschaf van een informatiemanagementsysteem bijna zo complex, spannend en kostbaar als rakettechnologie.

Dus verplaats je in de positie van de opdrachtgever. Zou jij met deze antwoorden meer vertrouwen hebben gekregen in deze partij? Zou jij de indruk hebben dat deze partij echt goed kan luisteren en jou kan ontzorgen?

Bereid de demonstratie goed voor

5 DemonstratieGefeliciteerd! Je hebt de aanvraag uitstekend beantwoord en je behoort tot de selectie van IT-partijen die zijn uitgenodigd voor een demonstratie.

Een demonstratie is voor veel opdrachtgevers de eerste keer dat ze echt kennismaken met het op product. Je krijgt nooit een tweede eerste indruk, nietwaar? Dus bereid je goed voor op de demonstratie.

Tip 7 – Bestudeer de scenario’s. Steeds meer organisaties bereiden scenario’s voor die zij terug willen zien in de demonstratie. Een scenario geeft een goed beeld van HOE de tool werkt. Als de opdrachtgever zelf geen scenario’s heeft ingeleverd, is het raadzaam om hier nog naar te vragen of om zelf een aantal scenario’s te hanteren die het meest relevant lijken gezien de eisen en wensen van de opdrachtgever.

Dus baseer je demonstratie op scenario’s waar de opdrachtgever zich in kan herkennen.

Tip 8 – Maak een demo op maat. Een CMS, DMS, DXP of andere informatiemanagementsysteem is geen stofzuiger. Een standaard demo is niet wat een opdrachtgever gaat overtuigen. Laat zien dat jij de beste oplossing hebt voor de situatie van de opdrachtgever.

Dus pas je demonstratie aan op situatie van de klant. Geef aan dat je je hebt verdiept in de business case en refereer naar de informatie-aanvraag waar dat relevant is.

Tip 9 – Oefen de demonstratie. Als het goed is, raffel je geen standaard verhaal af. Maar een demonstratie moet wel vlekkeloos verlopen. Elke aarzeling of zoektocht tijdens de demonstratie (“Waar zit die knop ook alweer?”) is dodelijk voor het tempo, de aandacht en de beoordeling.

Dus is het belangrijk dat je de demonstratie oefent met je collega’s als publiek. Is alles duidelijk? Is de volgorde logisch? Werkt alles?

Tip 10 – Gebruik een ‘schone’ en voldoende krachtige laptop. Ik maak het zo vaak mee: foutmeldingen, de democomputer bevriest en moet opnieuw worden opgestart. Iets werkt niet (“Maar gisteren deed ‘ie het nog wel!”) of maar half. Vaak wordt de democomputer ook gebruikt voor ontwikkeling of staan er nog andere demonstraties op. En dat interfereert maar al te vaak met de demo die jij net op dat moment geeft. Met andere woorden: je wil mij een tool verkopen die het in de demo al niet doet? Hoe kansloos is dat?

Dus neem een laptop mee waarop alleen demonstraties staan. Liever nog: alleen die ene demonstratie voor deze ene klant. En zorg ervoor dat er voldoende schrijfruimte en geheugen op zit. En als je echt per se gebruik moet maken van een online verbinding, test dan of de ‘Persoonlijke hotspot’ van je mobiele telefoon krachtig genoeg is voor wat jij wilt laten zien.

Wat je altijd en wat je nooit moet doen bij de demonstratie

En daar zit je dan bij de klant. Volledig voorbereid en klaar om te scoren. Hier volgen enkele tips die je wel en zeker niet moet doen tijdens de demonstratie. Allemaal gebaseerd op dingen die ik leveranciers heb zien doen in demonstraties die ik bijwoonde.

Tip 11 – Neem nooit meer mensen mee dan het publiek groot is. Ik maak het af en toe mee: de leverancier komt met een delegatie van 6 of meer mensen. Dat zijn er soms meer dan er mensen van de opdrachtgever aan tafel zitten. Dat is imponerend, in negatieve zin. En die kwantiteit voegt ook nauwelijks iets toe. Dit leidt ook tot teveel onderlinge uitwisselingen of een groepje mensen die niets (!) zeggen tijdens de hele demonstratie. Dat is een vrij bizarre ervaring voor opdrachtgevers, kan ik je vertellen.

Dus informeer van tevoren wie er bij de demonstratie aanwezig is en welke rol iedereen heeft. Neem alleen de mensen mee die essentieel zijn voor een geslaagde demonstratie. Zorg ervoor dat iedereen die je meeneemt ook een actieve rol in de demonstratie heeft.

Tip 12 – Neem altijd een projectleider of inhoudelijk deskundige mee. Account en sales managers zijn vaak gezellige mensen die heel goed kunnen praten. Maar een productdemonstratie is een exercitie waarbij het product op inhoudelijkheid (!) wordt beoordeeld. Ik heb te vaak meegemaakt dat inhoudelijke vragen van de opdrachtgever niet konden worden beantwoord omdat er geen expert aanwezig was.

Dus neem iemand mee die van de hoed en de rand van het product weet en die dit kan uitleggen aan niet-technisch publiek. Als de implementatie onderdeel van het aanbod is, mag de beoogde projectleider niet ontbreken. Dit is de persoon die de brug vormt tussen de opdrachtgever en de leverancier. Hoe mooi is het als die persoon al bij de demonstratie aanwezig is om vertrouwen op te bouwen?

Tip 13 – Ga nooit onderling discussies voeren. Het gaat allemaal om vertrouwen. Als jij en je collega’s het onderling oneens zijn over iets, is het vrij dodelijk als je daar ruzie over gaat maken of een uitgebreide discussie over gaat voeren. En als je directeur of collega iets zegt waar je het niet mee eens bent, dan is met je ogen rollen niet de beste reactie. Je publiek ziet dat en heeft geen vertrouwen meer in je product en in je organisatie.

Dus wees professioneel in je reacties. Realiseer je dat je op een podium staat en dat iedereen ook met veel aandacht naar jou gedrag kijkt. Als je het niet eens bent met een collega, adresseer je dat ná de demonstratie. Of het moet een fout of vergissing zijn die je publiek ook opvalt en dan kun je professioneel ingrijpen.

Tip 14 – Hou je aan het programma en het script. Je bent niet de enige partij die vandaag een demonstratie geeft. Demonstraties die langer duren dan gepland kunnen veel irritaties opwekken. Als de klant een programma-indeling heeft gemaak, moet je je daaraan houden. De eerder genoemde scenario’s kunnen daar enorm bij helpen, maar verlies je niet in details.

Dus respecteer het programma en hou je aan de tijdindeling. Sla liever een paar stappen over dan dat je zaken snel afraffelt waardoor je publiek de draad kwijtraakt en achteraf een lage beoordeling geeft.

Tip 15 – Laat niet het WAT zien, maar het HOE. Je bent zo trots op je eigen product. En je kent het ook zo goed. Maar realiseer je dat je publiek niet zo bekend is met je baby. Te vaak moet ik bij demonstraties ingrijpen door uit te leggen waar we zijn in de tool, hoe we daar terecht kwamen en waarom we daar terecht kwamen. Dat komt omdat leveranciers zo graag willen laten zien wat de tool allemaal kan. Als je niet oppast, vlieg je van knop naar link naar icoon naar scherm, naar nog een scherm en nog een scherm. Je publiek haakt af en kijkt naar de klok. Hoe lang duurt die demo nog?

Dus hou je aan de scenario’s. Leg uit waar we zijn en hoe we daar kwamen. Herhaal wat je deed en kijk je publiek aan of ze het echt begrepen.

Tip 16 – Beantwoord alle vragen van je publiek. Het maakt mij niet veel uit waneer de vragen van het publiek worden beantwoord: tijdens of na de demonstratie. Als ze maar worden beantwoord. En dat gebeurt regelmatig niet. Er is geen tijd voor, de vraag werd niet goed begrepen en er wordt niet doorgevraagd naar het waarom achter de vraag. Nogmaals: het gaat allemaal om vertrouwen. Niet luisteren doet afbreuk aan het vertouwen.

Dus noteer alle vragen – dat kan een collega mooi doen – en markeer welke vraag is beantwoord en begrepen en welke vragen nog na de demonstratie moeten worden beantwoord.

Tip 17 – Maak er iets leuks van. Een demonstratie zou het leukste onderdeel van de hele toolselectie moeten zijn. Maar soms is de sfeer om te snijden of heerst er een grafstemming of zou je wensen dat jij of de degene demonstreert ter plekke door de bliksem wordt getroffen. En dat ligt zeker niet altijd aan de opdrachtgever. De ene demonstratie kan als dag en nacht verschillen van de direct daarop volgende demo. Gewoon door de energie die de aanbiedende partij uitstraalt. Als je zonder enthousiasme en met nauwelijks aandacht voor je publiek een demonstratie geeft, kun je beterwegblijven.

Dus maak een feest van de demonstratie. Laat een positieve indruk achter die men niet zal vergeten en breng je enthousiasme over je product en je bedrijf op een oprechte manier over.

Heb je zelf nog tips? Stuur ze naar erik@timaf.nl of laat ze achter in het commentaar. Alvast mijn dank!

Deel 3: de proeftuin

In het volgende artikel in deze reeks geef ik tips over het inrichten van een online proeftuin op gebruikersscenario’s. Met extra uitleg over wat een scenario is en waarom het zo belangrijk is.


De juiste tool in 9 stappen


EIM toolselectie TIMAF 2018Voor toolselecties heeft TIMAF een methodiek ontwikkeld die stap voor stap toewerkt naar een gefundeerde keuze.

Gedurende het hele selectietraject houden wij rekening met zowel de technische en functionele eisen en wensen als de geschiktheid van de tooling voor eindgebruikers.

Met behulp van scenario’s helpen wij alle belanghebbenden om te beschrijven hoe de tooling voor hen het beste werkt. Dit is de basis voor het hele selectietraject.

De door TIMAF samengestelde poster toolselectie laat zien uit welke stappen een toolselectie bestaat.

Bekijk de poster De juiste tool in 9 stappen (.pdf)


Training toolselectie


Toolselectie

“A fool with a tool is still a fool!” Hoe zorg je ervoor dat je de juiste tooling inzet op een manier die voor de gebruikers én de organisatie optimaal werkt? Na afloop heeft de cursist praktische instrumenten en methodieken om de behoeften van de organisatie en de gebruikers te analyseren en om vervolgens de juiste tooling te kiezen.

Deze training is ook geschikt voor medewerkers van IT-leveranciers en implementatiepartners die hun tools op een betere manier willen aanbieden in selectieprocedures.

vanaf € 695,- online en vanaf € 595,- p.p. in-company | meer informatie


 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.