Zes signalen dat je beter een tactische benadering kunt kiezen voor Office 365

Steeds meer organisaties hebben de ambitie om meer te maken van hun intranet dan het nu is. Ze willen een digitale werkomgeving of een ‘enterprise social network’ dat alle mensen met elkaar verbindt. Maar vaak gaat het met die enorme ambitie vanaf het begin al mis.

De ambitie is groot en veelomvattend terwijl de organisatie daar nog helemaal niet aan toe is. Wachten is geen optie en van ‘groots en meeslepend’ blijft alleen nog het ‘slepend’ hangen. Maar er is een tussenweg die veel effect kan scoren.

Business-first methodiek voor Office 365

James Robertson en zijn mensen van StepTwo ontwikkelden een business-first methodiek voor Office 365 die een strategische structuur en benadering biedt voor het succesvol inzetten van Office 365.

Je begint met een visie en strategie en werkt die uit naar ‘hands-on’ activiteiten. Dit helpt bij het maken van technologische beslissingen die voortkomen uit echt begrijp van de behoeften van de organisatie en de medewerker.

Strategisch of tactisch: kies maar

Deze strategische benadering kan echter te veel zijn voor sommige organisaties en teams. Zij zijn bijvoorbeeld nog niet (digitaal) volwassen genoeg om zo strategisch te werk te gaan. Daarom biedt het model van StepTwo ruimte voor twee benaderingen: strategisch en tactisch.

 

O365 strategisch en tactisch

StepTwo geeft zes signalen die kunnen aangeven dat het beter is om te kiezen voor het tactische pad:

  1. De business begrijpt de volledige mogelijkheden van Office 365 niet – die mogelijkheden zijn namelijk legio en kan de hele manier van werken veranderen.
  2. De focus ligt voornamelijk op Office 365 als een platform – men is gemigreerd naar de cloud en that’s it.
  3. Office 365 is al uitgerold in de business – het platform is ‘as is’ ter beschikking gesteld en hoe langer geleden dat is, hoe groter de chaos.
  4. Het eigenaarschap van het platform is niet duidelijk – zonder duidelijkheid over de governance, zoals wie de proceseigenaren zijn, de eigenaar van het platform, van de tools, etc., moet je hier je handen niet aan branden.
  5. Er is geen team voor het inrichten en onderhouden van een echte digitale werkomgeving – een dergelijke complexe digitale werkomgeving richt zich niet vanzelf in en onderhoudt ook zichzelf niet.
  6. Er is geen budget voor een groot strategisch project – als er weinig geld is, kun je beter klein beginnen en met die successen meer budget lospeuteren.

Lees het artikel Six clues that you should take a tactical approach to Office 365 van James Robertson met meer uitleg bij die zes signalen.

Digitale volwassenheid helpt om je aanpak te bepalen

EIM volwassenheid TIMAF 2018 - afbeeldingNaast deze checklist kun je ook het TIMAF model voor Digitale volwassenheid gebruiken om te bepalen waar de ambitie ligt, op welk niveau van volwassenheid je nu bent en welke stappen moeten worden gezet om verder te komen.

Er is bijvoorbeeld nog geen digitale strategie of de processen die men ‘self-service’ wil aanbieden zijn niet in kaart gebracht of geharmoniseerd. De governance is vaak ook nog niet op orde en dat is niet iets dat je ‘even’ vanuit een intranetproject recht zet.

Niet alleen Office 365

James heeft in dit artikel Office 365 als tool in gedachten. Maar wat mij beteft kun je hier elke andere tool of combinatie van tools voor invullen die kan helpen bij het inrichten van een digitale werkomgeving.

Lees het artikel Six clues that you should take a tactical approach to Office 365 van James Robertson.