Data gebruiken om snel de juiste beslissingen te nemen

In de drang om mee te doen met de trends noemen organisates noemen zichzelf al snel ‘datagedreven’. Maar datagedreven zijn gaat verder dan het meten van de bezoeken op je digitale kanalen. Dat zijn ‘vanity’ cijfers waar je niet veel mee opschiet.

Datagedreven organisaties gebruiken data om de juiste beslissingen te kunnen nemen. De vraag die je bij elk rapport of dataset moet stellen is: “Helpt deze data mij om een beslissing te nemen?” Als het antwoord “Ja” is, ben je in elk geval op weg om datagedreven te zijn.

Plannen, meten en verbeteren

Een digitale strategie is een plan om een bepaald organisatiedoel te bereiken met onder andere digitale middelen. Het is niet de bedoeling dat je een plan maakt, daar de komende jaren aan vasthoudt en dan achteraf meet of het doel is gehaald. Of helemaal niets meet omdat iedereen de strategie alweer heeft vergeten.

Een digitaal volwassen organisatie meet continu of de strategie het juiste effect heeft en stelt de strategie bij waar nodig. Dit betekent dat zowel het meten als de data zelf zijn ingebouwd in de strategie. En ook het verbeteren uiteraard.

Evalueer op de juiste indicatoren en met de juiste middelen

Dit inzicht van plannen, meten en verbeteren – en steeds weer opnieuw plannen, meten en verbeteren – is niet nieuw en kun je dan ook terug vinden in methodieken als Deming’s Plan Do Check Act (PDCA) of Plan Do Study Adjust (PDSA). Ook in procesmanagement vind je deze leercycli terug in bijvoorbeeld Lean management met ‘continuous improvement’ als fundament.

Evalueerfase EIM levenscyclus

En ook in informatiemanagement is het continu meten en verbeteren de regel. In de TIMAF Informatiemanagement levenscyclus vind je de fase Evalueer en in het TIMAF informatiestrategiespel zijn het doel, de indicatoren, de meetinstrumenten en het continu meten en verbeteren expliciet onderdeel van het maken van een digitale strategie.

Organisaties die actief inzetten op het meten en verbeteren van hun activiteiten beschikken over de data om te weten te komen wat werkt en wat niet werkt. Zij hebben de data om juiste beslissingen te nemen en lopen daarmee voor op hun concurrenten.

Maak snelle beslissingen

Maar het meten en verbeteren alleen is niet voldoende. De data moet snel en bij de juiste personen terecht komen en vervolgens moeten de juiste personen snel de juiste beslissingen kunnen nemen.

Een digitaal volwassen organisatie heeft alle relevante data en inzichten beschikbaar voor alle professionals zodat zij snel beslissingen kunnen nemen. Sommige beslissingen zijn geautomatiseerd, sommige operationele beslissingen kunnen professionals zelf maken en andere beslissingen zijn meer tactisch en moeten in interdisciplinaire groepen worden genomen. En de strategische beslissingen moeten door het management of de strategen worden genomen. Die laatste beslissingen kosten meer tijd.

Zo heeft elk beslispad zijn eigen dynamiek en actoren, maar dit pad moeten wel zo snel – en goed – mogelijk worden afgelegd. Om snel te zijn, moeten organisaties de governance zo regelen dat de meeste beslissingen door de professionals zelf kunnen worden genomen. Direct door de professional zelf of indirect doordat de professional de geautomatiseerde beslissingen kan indien gewenst kan controleren en reproduceren.

Leer van eerdere beslissingen

Een lakmoesproef voor slechte governance zijn organisaties waar mensen van het ene tactische overleg naar het andere rennen, zonder echt beslissingen te nemen waardoor ze een volgende keer de discussie helemaal opnieuw voeren. En beslissingen die zijn genomen kunnen door iedereen opnieuw ter discussie worden gesteld.

Intussen raken de professionals steeds meer gefrustreerd door het gebrek aan beleid en duidelijkheid. In hun drang om toch iets voor elkaar te krijgen gaan de teams en afdelingen elkaar bevechten en worden zaken om het minste of geringste geëscaleerd naar het management dat daardoor voornamelijk brandjes blust.

Professionals en management in digitaal volwassen organisaties weten wie welke beslissingen nemen, wat die beslissingen zijn, bij zij moeten aankloppen als de beslissingen het bereiken van het organisatiedoel in de weg staat en dat zij altijd een idee kunnen inbrengen ter verbetering.

Datagedreven is meer dan meettools

Datagedreven zijn gaat dus veel verder dan het inrichten van tools van analytics, business intelligence en big data. Naast allerlei technologische uitdagingen zoals legacy-systemen moet datagedreven echt onderdeel uit gaan maken van de cultuur van de organisatie.

Als communicatie- en informatieprofessional kan het raadzaam zijn om de levenscyclus van informatiemanagement en het informatiestrategiespel er bij te pakken als er weer een vraag is om een informatiemanagement tool of een nieuw digitaal kanaal in te richten.

Welk doel willen we ermee bereiken, welke indicatoren horen bij die doelen, welke meetinstrumenten gaan we gebruiken om te meten of we de doelen bereiken en wie hebben we nodig om te verbeteren waar nodig? Als je antwoord hebt op die vragen, kun je door met het kiezen of inrichten van je digitale tool of kanaal. Eerder niet.

Werk aan je digitale volwassenheid

Ik realiseer me dat deze vragen voor veel managers en collega’s wel erg lastig zijn. Zij hebben moeite om de antwoorden te vinden of zelfs het belang van de antwoorden in te zien. Het TIMAF digitale volwassenheidsmodel kan helpen om te visualiseren waarom ze van belang zijn en hoe een en ander met elkaar samenhangt.

EIM volwassenheid TIMAF 2018 - afbeeldingHet bepalen van de digitale volwassenheid geeft een organisatie houvast in het bepalen welke vervolgstappen moeten worden gezet om naar een hoger niveau te komen en daarmee de digitale transformatie van de organisatie te realiseren.

Het doel is een essentieel deel van de strategie. De organisatie moet duidelijk aangeven welk doel moet worden bereikt en wanneer men succesvol is.

Dit moet dan worden vertaald naar meetbare indicatoren. Daar kun je bij helpen als informatie- en communicatieprofessional.

En vervolgens kun je helpen om de juiste tooling te vinden om te meten en te analyseren. Waarbij je nooit moet vergeten dat ook mensen en kwalitatief onderzoek enorm kunnen helpen bij het analyseren van wat wel en niet werkt.

Bewijs je meerwaarde als professional

En als laatste kun je helpen bij het bepalen wie welke beslissingen moet nemen ter verbetering als er dingen moeten worden aangepast. Die laatste stap is essentieel, anders ben je voor niets aan het meten en analyseren. Zonder deze laatste stap kun je ook nooit je meerwaarde aantonen als communicatie- en informatieprofessional.