De-icing geeft verkoeling in de discussie over projectmanagement en procesmanagement

Nu we in een hittegolf zitten, wil ik het eens te hebben over een onderwerp waar veel verhitte discussies over worden gevoerd: projectmanagement versus procesmanagement.

Met name projectmanagers, externe adviseurs, Agile coaches en andere projectprofessionals willen al snel een project opstarten, terwijl ik dan denk: “Dat moeten we in het proces doen!” Om voor wat afkoeling te zorgen, neem ik het voorbeeld van de-icing.

De-icing

De-icing is het proces waarbij een vliegtuig wordt vrijgemaakt van ijs, sneeuw en hagel vlak voordat het moet opstijgen. De-icing duty manager Arjan, legt het uit in de video De-icing: how aircraft are kept free of ice.

Een vliegtuig kan prima tegen extreme kou, dat moet ook wel op kilometers hoogte waar het ver onder de nul graden Celsius is. Maar het wordt een probleem als vleugelkleppen en allerlei andere mechanische onderdelen vastvriezen. En dat is wat vaak gebeurt ’s winters als een vliegtuig aan de grond staat.

De-icing als een proces

De de-icing of anti-icing van vliegtuig is een proces dat veilig en snel moet verlopen. Een vliegtuig met bevroren mechanieken kan niet optimaal opstijgen, vliegen en landen en het kan ook regelrecht onveilig dus levensbedreigend zijn. Daarom zijn er strakke procedures en richtlijnen.

Een proces is een reeks van gerelateerde gebeurtenissen, activiteiten en beslissingen die leidt tot een bepaalde gewenst uitkomst. De gebeurtenis ‘vleugelmechaniek bevroren’ leidt tot het proces ‘de-icing’ en de uitkomst van dat proces is een vliegtuig waarvan de mechanieken zijn vrijgemaakt van ijs.

Dit proces moet snel verlopen omdat elke minuut dat een vliegtuig langer stilstaat, veel geld kost. En ook tijdens het vliegen kan ijs een hoger brandstofverbruik en ongemakken veroorzaken. Het proces moet ook veilig verlopen omdat er levens van afhangen, dus de professionals die dit doen zijn getraind en gecertificeerd.

De verantwoordelijkheden zijn ook vastgelegd. Er is een eindverantwoordelijke voor het proces en die geeft aan de piloot door dat het vliegtuig gereed is. De piloot controleert alles en neemt de beslissing om te vertrekken.

Dit proces wordt herhaald voor elk vliegtuig dat is bevroren. Iedereen weet wat hij moet doen en de gewenste uitkomst is altijd hetzelfde.

de-icing

De-icing als een project

Een project is is een tijdelijke manier van samenwerken, gericht op het opleveren van een uniek resultaat. Een project pas je toe voor vraagstukken die veel nieuwe elementen bevatten en waarbij je niet of nauwelijks op eerdere ervaringen en werkwijzen kunt terugvallen.

Laten we eens kijken wat er gebeurt als de-icing een project is. We nemen een Agile/ Srum projectaanpak als voorbeeld. Ik hou het kort en sla stappen en details over om dit artikel leesbaar te houden.

Het is hartje winter en de Airbus A330 die straks moet vertrekken van Schiphol Airport naar New York J.F. Kennedy Airport is besneeuwd. De vleugelkleppen zijn bevroren en Ground Control besluit dat het ijs op het vliegtuig moet worden verwijderd.

Wat is de User story?

Het projectteam verzamelt zich voor het vliegtuig en de Scrum Master vraagt aan de piloot – als Product Owner – of hij er ook even bij komt staan. “Wat is de user story?” Na enige uitleg snapt de piloot wat de vraag en hij vertelt geduldig wat het probleem is dat moet worden opgelost. De andere scrumteamleden stellen nog wat vragen en zetten de user stories in de backlog.

De-icing kanban

En dan gaan ze aan de slag. Op het planbord (‘kanban’) verschijnen diverse Post-it Notes die tijdens de daily scrums worden verhangen en bijgewerkt. En uiteindelijk geeft de Scrum Master door aan de Product Owner dat het ‘minimal viable product’ (MVP) gereed is. De laatste passagier die nog in het vliegtuig zat, zal nu wijselijk het vliegtuig verlaten …

Snelcursus Agile Scrum

Agile Scrum is een proces op zich, met duidelijke vooraf bepaalde stappen, richtlijnen en verantwoordelijkheden. Agile Scrum is een bewezen methodiek voor IT- en niet IT-projecten. De Agile Scrum Group legt het uit in de video Wat is Scrum?.

Ook de infographic Scrum aanpak voor non-IT projecten is duidelijk en erg handig om uit te leggen wat Agile Scrum is.

We zijn klaar als het weer zomer is

Een Scrum-sprint duurt één tot drie weken, maar vier weken is ook mogelijk. Dat is slecht nieuws voor de piloot en in het bijzonder voor de passagiers die graag hun welverdiende vakantie hadden willen vieren. En ook de luchtvaartmaatschappij is niet bepaald blij met de vele boetes en schadeclaims die het moet betalen zonder dat daar een cent inkomsten tegenover staat.

Je houdt je hart vast voor de eerste de beste slimmerik die in de ‘retrospective’ concludeert dat de-icing helemaal niet nodig is omdat na één tot drie weken het ijs al lang is weggesmolten.

De-icing als een project is dus een verschrikkelijk slecht idee! Ik gebruik expres dit voorbeeld om dat duidelijk te maken. Vaak reageren mensen met veel gelach op mijn uitleg, terwijl ze op dat moment middenin een project zitten waarvan ik denk: “Waarom is dit in vredesnaam een project? Kon je dit niet in je proces doen?”.

Uit een proces kan een project voortkomen

Ik wil zeker niet zeggen dat projecten altijd een slecht idee zijn. Soms is een project noodzakelijk. En iteratieve methodieken als Agile Scrum zijn prima geschikt voor veel van die projecten. Ook in procesmanagement kan een project voortkomen uit een verbetervoorstel. In Lean procesmanagement zijn er drie soorten verbeteracties mogelijk:

1. Just-do-Its (‘gewoon doen’) – de professionals in het proces kunnen zelf de minst complexe veranderingen doorvoeren, zoals het wegnemen van een beslissing, het verplaatsen van meubilair of het ophangen van aanwijzingen.

2. Kaizen event (interdisciplinaire verbeteringsacties) – sommige verbeteringen zijn efficiënt en effectief door te voeren in twee- tot vijfdaagse ‘kaizen events’ die zorgvuldig zijn gepland en ingekaderd. Denk aan het herontwerpen van een proces of het maken van een nieuwe richtlijn.

3. Projecten bij meer complexiteit en een onzekerder uitkomst – verbeteringen die niet in een Kaizen-event kunnen worden gerealiseerd doe je in een project. Bijvoorbeeld omdat er een flinke investering mee gemoeid is of omdat ook externe partijen moeten meedoen die nu nog niet betrokken zijn.

Denk na voordat je een project begint

Als iemand weer eens roept “Daar moeten we een project van maken!” hoop ik dat jij de vraag opwerpt of ‘we’ dit niet gewoon in het proces kunnen doen. Is het echt nodig om project te maken voor de inrichting van de nieuwe website of een ander digitaal kanaal? In plaats van ‘big bang’ kunnen we misschien kleinere iteraties doen, waarbij we veel sneller kunnen meten en bijsturen.

En zeg nou zelf: is het onderzoeken of het digitale kanaal of de tooling aansluit bij de wensen van de doelgroep een project of gewoon onderdeel van het proces? En ook het aanpassen van de strategie op basis van je onderzoeksresultaten? Is dat een project of kan dat veel sneller en makkelijker in het proces zelf?

Projecten: de rek is er wel uit

Er was een tijd – met de jaren ’90 van de vorige eeuw als hoogtepunt – dat veel initiatieven een project werden. Want dan kreeg je een zak geld en gebeurde er tenminste wat. Een beetje project heeft ook een website en daar krijgen we dan ook geld voor. Dubbel winst!

Maar projecten zijn traag, vaak gebaseerd op gekunstelde business cases en samen elke dag bij een bord staan voor iets dat je letterlijk elke dag hetzelfde doet is dodelijk vermoeiend en demotiverend. Bewaar projecten voor als het echt complex, onzeker, lastig en uitdagend is. En doe de rest in je proces of in een ‘kaizen’ heidag, hackaton of hoe je het verder ook wilt noemen. Niet meer praten om de tijd te vullen, maar gewoon samen verbeteringen aanbrengen die je direct in praktijk kunt brengen. In je proces!


SCHRIJF IN VOOR DE TRAINING PROCESMANAGEMENT (BPM)

BPM SpecialistIn november 2019 geeft Erik Hartman weer de 4-daagse training Business Process Management. Je krijgt hier alle instrumenten, methodieken en best practices in handen om de waarde en efficiëntie van je processen continu te optimaliseren.

Je leert hoe je de digitale transformatie succesvol kunt maken door je te richten op operationele excellentie van de organisatie, waarbij ook Lean, Agile, Kanban, Scrum en andere methodieken langs komen.

In de eindopdracht werk je aan je eigen project. Zodat je na afloop direct aan de slag kunt bij je organisatie.

Schrijf vandaag nog in!